1. Generar el encabezado
El primer paso para elaborar una nómina es generar el encabezado. Este encabezado debe incluir información relevante tanto de la empresa como del empleado. Algunos datos que se deben incluir son:
1.1 Incluir datos de la empresa y del empleado
En el encabezado de la nómina se deben incluir los datos de la empresa, como el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal. Además, se deben incluir los datos del empleado, como el nombre completo, el número de identificación y la categoría profesional.
1.2 Agregar el periodo de pago
Es importante incluir el periodo de pago en el encabezado de la nómina. Esto indica el período de tiempo al que corresponde el salario que se está pagando. Por lo general, el periodo de pago es mensual, pero puede variar dependiendo de la empresa.
1.3 Incluir el número de nómina
Cada nómina debe tener un número de identificación único. Este número se utiliza para llevar un registro de todas las nóminas emitidas por la empresa. Incluir el número de nómina en el encabezado es fundamental para mantener un orden y facilitar la gestión de las nóminas.
1.4 Agregar la fecha de emisión
Por último, se debe incluir la fecha de emisión de la nómina en el encabezado. Esto indica el día en que se ha generado la nómina y se ha realizado el pago al empleado. La fecha de emisión es importante para llevar un registro de los pagos realizados y cumplir con los plazos legales establecidos.
2. Calcular los devengos
Una vez generado el encabezado de la nómina, el siguiente paso es calcular los devengos. Los devengos son los conceptos salariales que el empleado tiene derecho a percibir. Algunos de los devengos más comunes son:
2.1 Incluir el salario base
El salario base es la cantidad fija que el empleado recibe por su trabajo. Este salario se establece en el contrato laboral y puede variar dependiendo de la categoría profesional y la antigüedad del empleado.
2.2 Agregar las horas extras
Si el empleado ha realizado horas extras, se deben incluir en la nómina como un devengo adicional. Las horas extras se pagan a un tipo de salario superior al salario base y se calculan en función del número de horas trabajadas.
2.3 Incluir las comisiones o bonificaciones
Si el empleado ha recibido comisiones o bonificaciones por su desempeño, se deben incluir en la nómina como devengos adicionales. Estas comisiones o bonificaciones pueden ser por ventas, objetivos alcanzados u otros conceptos establecidos en el contrato laboral.
2.4 Agregar otros conceptos salariales
Además de los devengos mencionados anteriormente, puede haber otros conceptos salariales que se deben incluir en la nómina. Estos conceptos pueden variar dependiendo de la empresa y el contrato laboral, y pueden incluir pagos por antigüedad, incentivos, primas, entre otros.
3. Calcular las deducciones
Una vez calculados los devengos, es necesario calcular las deducciones. Las deducciones son los descuentos que se aplican al salario del empleado. Algunas de las deducciones más comunes son:
3.1 Calcular la Seguridad Social
La Seguridad Social es una deducción obligatoria que se aplica al salario del empleado. Esta deducción se destina a financiar el sistema de seguridad social y se calcula en función del salario del empleado y de las bases de cotización establecidas.
3.2 Incluir las retenciones por IRPF
El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) es otro de los descuentos que se aplican al salario del empleado. Estas retenciones se calculan en función de la base del IRPF y del tipo impositivo aplicable.
3.3 Agregar otras deducciones legales
Además de la Seguridad Social y el IRPF, puede haber otras deducciones legales que se deben incluir en la nómina. Estas deducciones pueden variar dependiendo de la legislación laboral y pueden incluir descuentos por embargos, cuotas sindicales, entre otros.
3.4 Incluir anticipos o préstamos
Si el empleado ha recibido anticipos o préstamos de la empresa, se deben incluir en la nómina como deducciones. Estos anticipos o préstamos se descuentan del salario del empleado hasta que se haya completado su devolución.
4. Generar las bases de cotización
Una vez calculados los devengos y las deducciones, es necesario generar las bases de cotización. Las bases de cotización son los importes sobre los cuales se calculan las cotizaciones a la Seguridad Social y otros organismos. Algunas de las bases de cotización más comunes son:
4.1 Calcular la base de cotización a la Seguridad Social
La base de cotización a la Seguridad Social es el importe sobre el cual se calculan las cotizaciones a la Seguridad Social. Esta base se calcula en función del salario del empleado y de las bases de cotización establecidas por la legislación laboral.
4.2 Incluir la base de cotización al desempleo
Además de la base de cotización a la Seguridad Social, se debe incluir la base de cotización al desempleo. Esta base se utiliza para calcular las cotizaciones al Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) y al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE).
4.3 Agregar la base de cotización a la formación profesional
La base de cotización a la formación profesional se utiliza para financiar la formación de los trabajadores. Esta base se calcula en función del salario del empleado y de las bases de cotización establecidas por la legislación laboral.
4.4 Incluir otras bases de cotización aplicables
Además de las bases de cotización mencionadas anteriormente, puede haber otras bases de cotización que se deben incluir en la nómina. Estas bases pueden variar dependiendo de la legislación laboral y pueden incluir cotizaciones a mutuas de accidentes de trabajo, planes de pensiones, entre otros.
5. Calcular la base del IRPF
Una vez generadas las bases de cotización, es necesario calcular la base del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). La base del IRPF es el importe sobre el cual se calcula el impuesto a pagar. Algunos pasos a seguir para calcular la base del IRPF son:
5.1 Aplicar las deducciones y reducciones fiscales
Antes de calcular la base del IRPF, se deben aplicar las deducciones y reducciones fiscales correspondientes. Estas deducciones y reducciones pueden variar dependiendo de la legislación fiscal y pueden incluir deducciones por hijos, por discapacidad, por vivienda, entre otras.
5.2 Incluir los rendimientos del trabajo
Una vez aplicadas las deducciones y reducciones fiscales, se deben incluir los rendimientos del trabajo en la base del IRPF. Estos rendimientos incluyen el salario del empleado, así como otros ingresos obtenidos por el trabajo realizado.
5.3 Calcular el tipo impositivo aplicable
Una vez incluidos los rendimientos del trabajo, se debe calcular el tipo impositivo aplicable al IRPF. Este tipo impositivo se establece en función de la legislación fiscal y puede variar dependiendo de los ingresos del empleado y de su situación personal y familiar.
5.4 Agregar otros conceptos relevantes
Además de los pasos mencionados anteriormente, puede haber otros conceptos relevantes que se deben incluir en el cálculo de la base del IRPF. Estos conceptos pueden variar dependiendo de la legislación fiscal y pueden incluir ingresos exentos, ganancias patrimoniales, entre otros.
6. Hacer el pie de la nómina
Una vez calculados los devengos, las deducciones, las bases de cotización y la base del IRPF, es necesario hacer el pie de la nómina. El pie de la nómina es la parte final de la nómina donde se resumen todos los conceptos y se muestra el resultado final. Algunos elementos que se deben incluir en el pie de la nómina son:
6.1 Incluir el total devengado
En el pie de la nómina se debe incluir el total devengado, que es la suma de todos los devengos calculados anteriormente. Este total muestra la cantidad total que el empleado tiene derecho a percibir antes de aplicar las deducciones.
6.2 Agregar el total de deducciones
Además del total devengado, se debe incluir el total de deducciones en el pie de la nómina. Este total muestra la cantidad total que se ha deducido del salario del empleado, incluyendo las deducciones obligatorias y las deducciones adicionales.
6.3 Incluir el líquido a percibir
El líquido a percibir es la cantidad final que el empleado recibirá después de aplicar las deducciones al total devengado. Esta cantidad se calcula restando el total de deducciones al total devengado.
6.4 Agregar la firma y sello de la empresa
Por último, se debe incluir la firma y el sello de la empresa en el pie de la nómina. Esto certifica que la nómina ha sido emitida por la empresa y que los cálculos realizados son correctos.
7. Entregar la nómina
Una vez completada la nómina, el último paso es entregarla al empleado. Algunas consideraciones importantes a tener en cuenta al entregar la nómina son:
7.1 Enviar la nómina al empleado
La nómina se puede entregar al empleado en formato físico o digital, dependiendo de las preferencias y necesidades de la empresa y del empleado. Es importante asegurarse de que el empleado reciba la nómina en tiempo y forma.
7.2 Archivar una copia para la empresa
Además de entregar la nómina al empleado, es necesario archivar una copia para la empresa. Esta copia se debe guardar en un lugar seguro y accesible, ya que puede ser requerida en caso de auditorías o consultas posteriores.
7.3 Cumplir con los plazos legales de entrega
Es importante cumplir con los plazos legales establecidos para la entrega de las nóminas. Estos plazos pueden variar dependiendo de la legislación laboral y pueden ser mensuales, quincenales o semanales.
7.4 Realizar los registros contables correspondientes
Por último, se deben realizar los registros contables correspondientes a la emisión de la nómina. Esto implica registrar los devengos, las deducciones y las bases de cotización en los libros contables de la empresa.