Cuándo es obligatorio el libro de actas: normativa y requisitos

El libro de actas es un documento fundamental para las sociedades mercantiles, ya que en él se registran todas las reuniones y acuerdos tomados por la Junta General y el Consejo de Administración. En este artículo, vamos a analizar la normativa y los requisitos que establecen cuándo es obligatorio llevar un libro de actas.

Normativa y obligatoriedad

Para todas las sociedades mercantiles

Según la normativa vigente, todas las sociedades mercantiles están obligadas a llevar un libro de actas. Esto incluye a las sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada y cualquier otra forma de sociedad mercantil.

Reuniones y acuerdos

El libro de actas debe hacer constar todas las reuniones y acuerdos tomados por la Junta General de Accionistas, tanto las reuniones ordinarias como las extraordinarias. Además, en aquellas sociedades donde exista un Consejo de Administración, también se deben registrar las reuniones y acuerdos tomados por este órgano.

Legalización y plazos

Una vez que se han registrado las actas en el libro correspondiente, es necesario presentarlos para su legalización ante el Registro Mercantil. Esta legalización debe realizarse antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

Soporte electrónico

Desde el ejercicio de 2014, los libros de actas que obligatoriamente deben llevar los empresarios inscritos en el Registro Mercantil deben cumplimentarse en soporte electrónico. Esto implica que ya no se pueden llevar en formato físico, sino que deben ser registrados y conservados en formato digital.

Proceso de legalización

Obligación de diligencia

La legalización de los libros de actas forma parte de la obligación de diligencia y de actuación conforme a un ordenado empresario. Esto significa que los empresarios deben cumplir con este requisito legal para garantizar la transparencia y la legalidad en sus operaciones.

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Registro Mercantil

La legalización de los libros de actas debe ser realizada en el Registro Mercantil correspondiente a la provincia en donde la entidad tenga su domicilio social. Es importante tener en cuenta que cada Registro Mercantil puede tener sus propias normas y requisitos específicos para la legalización de los libros.

Conservación de documentación

Periodo de conservación

Además de llevar y legalizar los libros de actas, los empresarios también tienen la obligación de conservarlos durante un período determinado. Según la normativa, los empresarios deben conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes relacionados con su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros.

El libro de actas es un documento obligatorio para todas las sociedades mercantiles. Debe hacer constar todas las reuniones y acuerdos tomados por la Junta General y el Consejo de Administración. Además, los libros deben ser legalizados y conservados durante un período de 6 años. Es importante cumplir con estos requisitos legales para garantizar la transparencia y la legalidad en las operaciones de la empresa.

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