Guardar las nóminas es una práctica importante para cualquier trabajador o empresa. Estos documentos son fundamentales para demostrar los ingresos y las cotizaciones a la Seguridad Social, así como para cumplir con las obligaciones fiscales. Sin embargo, surge la pregunta de cuántas nóminas hay que guardar y durante cuánto tiempo. En este artículo, te daremos algunos consejos útiles para que puedas organizar tus nóminas de manera adecuada.
Prescripción de las nóminas
La prescripción es el plazo legal durante el cual se pueden reclamar o utilizar los documentos. En el caso de las nóminas, existen diferentes plazos de prescripción dependiendo de la entidad o institución a la que se refieran.
Prescripción para el trabajador
En relación al trabajador, las nóminas prescriben pasados doce meses. Esto significa que, si tienes alguna discrepancia o reclamación sobre tu salario o cotizaciones, debes hacerlo dentro de este plazo. Pasado este tiempo, ya no podrás reclamar.
Prescripción para la Agencia Tributaria
En cuanto a la Agencia Tributaria, el plazo de prescripción para todos los documentos, incluidas las nóminas, es de cuatro años. Esto significa que debes conservar tus nóminas durante al menos este periodo de tiempo para poder justificar tus ingresos y cumplir con tus obligaciones fiscales.
Prescripción para la Seguridad Social
En relación a la Seguridad Social, es necesario conservar las nóminas y los boletines de cotización durante un periodo mínimo de cinco años. Esto se debe a que la Seguridad Social puede realizar comprobaciones y auditorías para verificar las cotizaciones y los pagos realizados. Por lo tanto, es importante tener estos documentos a mano durante este plazo.
Prescripción según el Código de Comercio
Según el Código de Comercio, las nóminas deben conservarse durante seis años en relación a la contabilidad de la empresa. Esto se debe a que las nóminas forman parte de los registros contables y pueden ser necesarios para realizar auditorías o comprobaciones internas.
Es recomendable guardar las nóminas durante un periodo mínimo de cinco años para cumplir con las obligaciones fiscales y de la Seguridad Social. Sin embargo, es importante tener en cuenta que cada situación puede ser diferente y es posible que se requiera conservar las nóminas durante un periodo más largo. Por lo tanto, es aconsejable consultar con un asesor fiscal o laboral para determinar el plazo de conservación adecuado en cada caso.