El libro de actas de una sociedad limitada es un documento fundamental para el correcto funcionamiento y registro de las actividades y decisiones tomadas por los socios de la empresa. En este artículo, vamos a explicar qué es el libro de actas de una sociedad limitada y cómo se debe rellenar de acuerdo a la normativa vigente.
Importancia del libro de actas en una sociedad limitada
El libro de actas de una sociedad limitada es un registro oficial en el que se deben reflejar todas las juntas o encuentros que se produzcan entre los socios durante el ejercicio. Este libro es de vital importancia ya que en él se recogen las decisiones tomadas por los socios, así como cualquier otro acuerdo o resolución que se haya adoptado en las reuniones.
Registro de juntas y encuentros entre socios
El libro de actas es el documento que permite dejar constancia de todas las reuniones que se llevan a cabo en la sociedad limitada. En él se deben incluir los detalles de cada junta, como la fecha, el lugar de celebración, los asistentes y los acuerdos tomados. Además, también se deben reflejar los encuentros informales entre los socios en los que se tomen decisiones relevantes para la empresa.
Estructura del libro de actas
El libro de actas de una sociedad limitada debe seguir una estructura concreta para garantizar su validez y cumplir con los requisitos legales. Esta estructura incluye:
- Apertura del libro de actas: se debe indicar la fecha de apertura del libro, así como el número de folios que contiene.
- Actas: cada acta debe incluir la fecha de la reunión, el lugar de celebración, los asistentes, el orden del día, los acuerdos adoptados y cualquier otra información relevante.
- Diligencia de cierre del libro de actas: al finalizar el ejercicio, se debe realizar una diligencia de cierre en la que se indique la fecha de cierre del libro y el número total de folios utilizados.
Es importante que todas las actas estén numeradas de forma consecutiva y que se lleve un control riguroso de las mismas para evitar errores o duplicidades.
Legalización del libro de actas antes y después de 2013
Antes de 2013, el libro de actas de una sociedad limitada debía ser legalizado de forma previa a empezar a completarlo. Esto implicaba acudir de forma física al Registro Mercantil correspondiente, donde se sellaba el papel del libro de actas.
Sin embargo, a partir de 2013, con el paso al libro de actas digital, ya no se requiere ningún tipo de legalización de este tipo. Esto ha simplificado el proceso y ha agilizado la gestión de los libros de actas en las sociedades limitadas.
Presentación telemática del libro de actas
La presentación del libro de actas se realiza de forma telemática a través del programa Legalia, que es una herramienta diseñada específicamente para la gestión de los libros de actas de las sociedades limitadas. Este programa permite adjuntar documentos con diferentes formatos (PDF, Word, Excel, etc.) para generar un archivo en formato ZIP que se presenta ante el Registro Mercantil.
Al presentar el archivo, se obtiene un acuse de recibo del libro de actas en versión PDF, que sirve como comprobante de presentación y registro de las actas de la sociedad limitada.
Otros registros obligatorios en una sociedad limitada
Además del libro de actas, una sociedad limitada también debe llevar el libro de registro de socios, también conocido como acciones nominativas. Este libro tiene como objetivo llevar un registro actualizado de las participaciones de la sociedad, la titularidad de dichas participaciones y las operaciones que se realicen sobre las mismas, como transmisiones, embargos o cualquier otro tipo de modificación.
El libro de registro de socios es fundamental para garantizar la transparencia y la legalidad en las operaciones de la sociedad limitada, así como para facilitar la comunicación entre los socios y la toma de decisiones.
El libro de actas de una sociedad limitada es un documento esencial para el registro de las decisiones y acuerdos tomados por los socios. Su correcto rellenado y presentación telemática garantiza la transparencia y la legalidad en las operaciones de la sociedad. Además, es importante tener en cuenta que, además del libro de actas, también es obligatorio llevar el libro de registro de socios para mantener un control actualizado de las participaciones de la sociedad.