La obligación de entregar factura al cliente es un requisito fundamental para cualquier negocio o profesional que realice una actividad económica. La factura es un documento que acredita la realización de una transacción comercial y es de vital importancia tanto para el vendedor como para el comprador.
Emisión de la factura
La emisión de la factura es el primer paso para cumplir con la obligación de entregarla al cliente. La factura debe contener una serie de datos obligatorios, como el nombre y apellidos o razón social del emisor y del receptor, el número de identificación fiscal, la fecha de emisión, la descripción detallada de los bienes o servicios prestados, el importe total y el tipo de IVA aplicado, entre otros.
Facturación en trabajos exentos de impuestos
Es importante destacar que la obligación de entregar factura al cliente se da siempre, incluso en aquellos casos en los que el trabajo esté exento de impuestos. En estos casos, la factura deberá reflejar claramente que la operación está exenta de IVA y cumplir con todos los demás requisitos establecidos por la normativa fiscal.
Facturación de pagos anticipados
Otro aspecto a tener en cuenta es la facturación de los pagos anticipados. En este caso, también es obligatorio expedir una factura que refleje el importe recibido por adelantado y que cumpla con todos los requisitos legales. Esta factura deberá ser emitida antes de la entrega de los bienes o la prestación de los servicios.
Es importante destacar que existen excepciones en las entregas intracomunitarias de bienes no sujetas, en las que no es necesario emitir factura. Sin embargo, en estos casos, es recomendable contar con algún documento que acredite la operación realizada.
Envío de la factura al cliente
Una vez emitida la factura, es necesario enviarla al cliente en un plazo determinado y cumpliendo con ciertos requisitos.
Plazos para enviar la factura
El plazo para enviar la factura al cliente puede variar dependiendo de la normativa fiscal de cada país. En general, se establece un plazo máximo de 30 días desde la realización de la operación para enviar la factura. Sin embargo, es recomendable enviarla lo antes posible para evitar posibles problemas o retrasos.
Requisitos para el envío de la factura
Además del plazo, es importante cumplir con ciertos requisitos para el envío de la factura. En primer lugar, la factura debe ser enviada en formato electrónico, a menos que el cliente solicite expresamente una copia en papel. Además, es necesario contar con un sistema de facturación que garantice la autenticidad e integridad de la factura, como la firma electrónica o el sello de tiempo.
Asimismo, es fundamental guardar copia de las facturas emitidas o recibidas durante todo el tiempo que marca Hacienda, que con carácter general es de cuatro años. Esto es importante tanto para cumplir con las obligaciones fiscales como para poder justificar cualquier operación en caso de una inspección o auditoría.
Consecuencias de no enviar la factura
No enviar la factura en el plazo establecido puede tener consecuencias negativas tanto para el vendedor como para el comprador. En primer lugar, el vendedor puede enfrentarse a sanciones económicas por incumplir con la obligación de entregar factura. Además, el comprador puede tener problemas para deducir el IVA soportado si no cuenta con la factura correspondiente.
La obligación de entregar factura al cliente es un requisito fundamental para cualquier negocio o profesional. Es importante cumplir con los plazos y requisitos establecidos por la normativa fiscal para evitar posibles sanciones y problemas en la deducción del IVA. Además, es fundamental contar con un sistema de facturación que garantice la autenticidad e integridad de las facturas y guardar copia de las mismas durante el tiempo establecido por Hacienda.