Qué es apostillar y legalizar: procedimiento y requisitos

La apostilla y la legalización son dos procedimientos que se utilizan para validar la autenticidad de un documento en el ámbito internacional. Ambos procesos son necesarios cuando se requiere presentar un documento en un país distinto al que lo emitió, y su objetivo es garantizar que el documento sea reconocido y aceptado legalmente en el país receptor.

Verificación de exención de legalización

Antes de iniciar el proceso de apostilla o legalización, es importante verificar si el documento está exento de la obligación de legalización. Esto puede ocurrir en casos en los que existen convenios internacionales o normativa de la Unión Europea que establecen la exención de legalización para ciertos tipos de documentos.

Convenios internacionales

Existen diversos convenios internacionales que establecen la exención de legalización para ciertos documentos. Por ejemplo, el Convenio de La Haya de 1961 establece que los documentos públicos emitidos en un país que sea parte en el convenio y que estén debidamente apostillados, serán reconocidos y aceptados en cualquier otro país también parte en el convenio, sin necesidad de realizar ningún otro trámite de legalización.

Normativa de la Unión Europea

En el caso de los países miembros de la Unión Europea, existe una normativa que establece la exención de legalización para ciertos documentos. Esta normativa permite que los documentos públicos emitidos en un país miembro de la Unión Europea sean reconocidos y aceptados en cualquier otro país miembro, sin necesidad de realizar ningún otro trámite de legalización.

Procedimiento para Apostilla de La Haya

Si el documento no está exento de la obligación de legalización, se puede realizar la Apostilla de La Haya si el país emisor y el país receptor son Estados Parte en el Convenio de La Haya de 1961. La Apostilla de La Haya es un sello o certificación que se coloca en el documento y que certifica la autenticidad de la firma, el cargo y la calidad del funcionario que lo ha emitido.

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Países emisor y receptor

Para que la Apostilla de La Haya sea válida, es necesario que tanto el país emisor del documento como el país receptor sean Estados Parte en el Convenio de La Haya. En caso de que uno de los dos países no sea parte en el convenio, no se podrá realizar la Apostilla de La Haya y se deberá seguir el procedimiento de legalización ordinaria.

Convenio de La Haya

El Convenio de La Haya establece los requisitos y el procedimiento para realizar la Apostilla de La Haya. Cada país parte en el convenio tiene una autoridad competente encargada de emitir la Apostilla. En el caso de España, esta autoridad es el Ministerio de Justicia.

Legalización ordinaria

En caso de no poder realizar la Apostilla de La Haya, se procede a la legalización ordinaria. Este proceso consiste en realizar los trámites correspondientes en el país emisor del documento y en las Oficinas Consulares de España en el exterior o en el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación en España.

Trámites correspondientes

Los trámites correspondientes pueden variar según el país emisor del documento. En general, se requiere que el documento sea legalizado por las autoridades competentes del país emisor, como el Ministerio de Relaciones Exteriores o el Ministerio de Justicia. Una vez que el documento ha sido legalizado en el país emisor, se debe presentar en las Oficinas Consulares de España en el exterior o en el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación en España para su legalización.

Documentos consulares extranjeros

Los documentos consulares extranjeros emitidos por Embajadas y Consulados extranjeros acreditados en España deben ser legalizados en el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. Este proceso garantiza que los documentos consulares extranjeros sean reconocidos y aceptados legalmente en España.

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Legalización de documentos públicos españoles

Los documentos públicos españoles pueden ser legalizados por vía diplomática, bien en España, bien en el extranjero. La legalización por vía diplomática consiste en que el documento sea presentado ante las autoridades competentes del país receptor para su reconocimiento y aceptación legal.

Vía diplomática

En el caso de la legalización por vía diplomática en España, el documento debe ser presentado ante el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. En el caso de la legalización por vía diplomática en el extranjero, el documento debe ser presentado ante la Embajada o el Consulado de España en el país receptor.

Denegación de la legalización

En algunos casos, la legalización puede ser denegada. Esto puede ocurrir si el documento no cumple con los requisitos establecidos por las autoridades competentes, si se detecta alguna irregularidad o si el documento es considerado fraudulento. En caso de denegación de la legalización, se pueden presentar recursos de conformidad con lo dispuesto en la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Legalización de traducciones

En el caso de las traducciones, estas deben realizarse o cotejarse en las Oficinas Consulares de España en el extranjero o en las del país de origen del documento en España. Una vez realizada la traducción o el cotejo, las traducciones deben ser legalizadas en el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. También es posible que las traducciones sean realizadas por un intérprete-traductor jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.

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