Una factura proforma es un documento provisional que se utiliza en el ámbito comercial para especificar los detalles de una futura actividad comercial. A diferencia de una factura regular, la factura proforma no tiene valor fiscal ni contable, ya que no se considera un documento legalmente vinculante para el pago de impuestos o el registro contable de una transacción.
Definición de factura proforma
Documento provisional para actividad comercial futura
La factura proforma se utiliza como una herramienta informativa y de negociación entre el vendedor y el cliente potencial. Es una forma de presentar una cotización detallada de los productos o servicios que se ofrecen, incluyendo el precio, la base y los impuestos correspondientes.
No tiene valor fiscal ni contable
Es importante tener en cuenta que la factura proforma no tiene valor fiscal ni contable, lo que significa que no se puede utilizar para fines de declaración de impuestos o para registrar la transacción en los libros contables de una empresa. Sin embargo, puede ser útil para que el cliente potencial tenga una idea clara de los costos y condiciones de venta antes de realizar una compra.
Información y acuerdos de venta
La factura proforma proporciona información detallada sobre los productos o servicios que se ofrecen, incluyendo su descripción, cantidad, precio unitario y precio total. También puede incluir información adicional, como los términos de pago, los plazos de entrega y cualquier otra condición o acuerdo de venta que se haya acordado entre el vendedor y el cliente potencial.
Identificación como «Factura Proforma»
Es importante que la factura proforma esté claramente identificada como tal en el encabezado del documento. Esto ayuda a evitar confusiones y asegura que el cliente potencial entienda que se trata de un documento provisional y no de una factura regular.
Contenido obligatorio
Precio, base e impuestos
La factura proforma debe incluir el precio de los productos o servicios ofrecidos, así como la base sobre la cual se calcula el impuesto correspondiente. También debe especificar los impuestos aplicables, como el IVA, y cualquier retención que pueda ser aplicable.
Fecha de emisión
La factura proforma debe incluir la fecha en que se emite el documento. Esto es importante para establecer la validez de la cotización y para llevar un registro adecuado de las transacciones comerciales.
Datos del vendedor y cliente potencial
La factura proforma debe contener los datos del vendedor, como el nombre de la empresa, la dirección y los datos de contacto. También debe incluir los datos del cliente potencial, como el nombre, la dirección y los datos de contacto.
Descripción de productos/servicios y precio total
Es importante que la factura proforma incluya una descripción detallada de los productos o servicios ofrecidos, así como su precio total. Esto ayuda al cliente potencial a comprender exactamente lo que está comprando y a evaluar si el precio es adecuado.
Impuestos y retenciones aplicables
La factura proforma debe especificar claramente los impuestos y retenciones aplicables a la transacción. Esto ayuda al cliente potencial a comprender los costos adicionales asociados con la compra y a tomar una decisión informada.
Otra información relevante
Además de la información obligatoria mencionada anteriormente, la factura proforma puede incluir otra información relevante, como los términos de pago, los plazos de entrega, las condiciones de garantía o cualquier otra información que sea importante para el cliente potencial.