El libro de actas con dos manos es un documento de vital importancia para las sociedades mercantiles. Permite recoger la información de todas las juntas o encuentros que se producen entre los socios de una sociedad durante el ejercicio. A continuación, se detallará la importancia y las características de este libro.
Importancia del libro de actas con dos manos
Recopilación de información de juntas
El libro de actas con dos manos es fundamental para recopilar la información de todas las juntas o encuentros que se llevan a cabo entre los socios de una sociedad mercantil. En este libro se registran los acuerdos y decisiones tomadas en cada reunión, así como los detalles de los asuntos tratados. Esto permite tener un registro completo y detallado de todas las decisiones tomadas por los socios.
Obligación de presentación anual
El libro de actas con dos manos debe ser presentado al registro mercantil de forma anual. Esta presentación es obligatoria para todas las sociedades mercantiles y debe realizarse dentro de los primeros cuatro meses del año siguiente al ejercicio al que corresponde el libro de actas. Es importante destacar que la presentación del libro de actas solo es obligatoria si este ha sido legalizado previamente.
Estructura específica
El libro de actas con dos manos debe seguir una estructura específica. En primer lugar, se debe realizar la apertura del libro de actas, donde se indicará el nombre de la sociedad, el número de registro mercantil, el domicilio social y la fecha de apertura del libro. A continuación, se registrarán las actas de las reuniones, donde se detallarán la fecha de la reunión, la convocatoria, los asistentes, los asuntos debatidos, los acuerdos alcanzados, entre otros detalles relevantes. Por último, se realizará la diligencia de cierre del libro de actas, donde se indicará la fecha de cierre del libro.
Detalles de las reuniones
El libro de actas con dos manos contiene información detallada de las reuniones producidas entre los socios de la empresa. En este libro se registran detalles como la fecha de la reunión, la convocatoria, los asistentes, los asuntos debatidos, los acuerdos alcanzados, entre otros. Esta información es de vital importancia, ya que permite tener un registro completo de todas las decisiones tomadas por los socios y facilita la toma de decisiones futuras.
Legalización y presentación del libro de actas
Requisitos de legalización
Antes de 2013, el libro de actas se debía legalizar de forma previa acudiendo al Registro Mercantil. Sin embargo, actualmente se puede legalizar de forma digital. Para ello, es necesario que el libro de actas cumpla con ciertos requisitos, como tener todas las páginas numeradas, estar encuadernado y contar con las firmas de los socios que han asistido a las reuniones. Una vez que el libro de actas ha sido legalizado, se puede proceder a su presentación anual.
Presentación telemática
La presentación del libro de actas se realiza de forma telemática a través de un programa proporcionado por el Registro Mercantil. Este programa permite adjuntar documentos con diferentes formatos, como PDF, Word o Excel, para generar un archivo en formato ZIP que contiene el libro de actas. Este archivo se envía al Registro Mercantil a través de la plataforma telemática.
Acuse de recibo
Una vez que se ha presentado el libro de actas, se obtiene un acuse de recibo en formato PDF. Este acuse de recibo es una prueba de que el libro de actas ha sido presentado correctamente y se encuentra en el registro mercantil. Es importante conservar este acuse de recibo como prueba de la presentación del libro de actas.
Otros libros y documentos requeridos
Libros adicionales
Además del libro de actas, algunas sociedades mercantiles deben presentar otros libros y documentos. Algunos de estos libros adicionales pueden ser el libro de registro de socios, donde se registran los datos de los socios de la empresa, el libro de registro de acciones nominativas, donde se registran las acciones emitidas por la sociedad, o el libro de registro de contratos, donde se registran los contratos celebrados por la sociedad. Estos libros adicionales deben cumplir con los requisitos establecidos por el Registro Mercantil y deben ser presentados de forma anual.
Otros requisitos de presentación
Además de los libros adicionales, es posible que se requiera la presentación de otros documentos, como el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, o el informe de gestión. Estos documentos deben ser presentados junto con el libro de actas y los libros adicionales, y deben cumplir con los requisitos establecidos por el Registro Mercantil.